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12 dicas para uma facilitação de grupo na sua empresa

Você já tentou reunir um grupo de pessoas para discutir algum tópico específico? Facilitar uma sessão de brainstorming ou até mesmo um formato de reunião mais interativa? Pois é, essas situações costumam ser mais difíceis do que imaginamos e saber conduzir esses encontros faz toda diferença.

Por isso, ultimamente, facilitar processos de diálogos em grupo está sendo uma habilidade cada vez mais importante nas relações entre os mais diversos contextos. Seja em empresas, universidades, coworkings, etc., saber extrair as melhores respostas das pessoas faz toda diferença na construção de um trabalho mais eficiente.

Pensando nisso, reuni algumas dicas sobre como conduzir um bom processo de diálogo em grupo com seus colaboradores, sócios ou parceiros, que já usei em alguns momentos trabalhando com educação.

Administrador utilizando a facilitação de grupo em sua empresa

1. Foque nos 3 princípios básicos: faça perguntas, registre ideias e não se perca no tempo

No geral, facilitação é um processo simples. Você tem que fazer boas perguntas para abrir o máximo de informações possível, registrar o que for necessário e mais interessante vindo dos participantes, e perguntar o quanto for necessário até se certificar que a sua colheita de informações está sendo eficiente.

Ao mesmo tempo, cuide do tempo e respeite a agenda proposta. Se você se sentir perdido ou sobrecarregado, volte ao básico: faça perguntas, registre e não disperse.

2. Confie na receita

Uma boa sugestão para não se perder na condução é seguir o processo da agenda construída até o final para você garantir a entrega do seu objetivo. Mesmo com tantas facilitações no currículo, eu sempre irei valorizar a organização e ter a receita do que fazer no dia do encontro, pois sei que isso fará o meu papel ser muito mais eficiente para o processo.

Portanto, ter um roteiro do seu encontro, com observações no canto do papel, poderá facilitar o seu trabalho.

3. Explique a agenda do encontro antes de começar

Facilitação de grupo costuma ser muito mais fácil de conduzir quando as pessoas sabem como cada momento da agenda se encaixa no todo. Uma forma de fazer isso é, no início de cada encontro, revisar toda a agenda com as pessoas ou, dependendo do evento, enviar um vídeo curto (90 segundos, por exemplo) via e-mail para os participantes, explicando o processo, além de reforçar a agenda no início de cada dia.

4. Peça permissão às pessoas

Uma vez que você explicou a agenda para os participantes, reforce o seu papel de facilitador, responsável por cuidar para que as sessões não ultrapassem os horários estipulados e que cada passo seja dado no seu tempo. Aí diga: “todos concordam? Podemos começar?”.

É lógico, não espere que todos falem em alto e bom som uma entusiasmada resposta para você - mas essa transparência é algo simbólico e poderoso para a sua condução. Isso mostra que você também pode ser flexível e torna a condução mais humana.

5. Avalie se pode encaixar ações de quebra-gelo

Ações para quebrar o gelo da galera e mudar a vibe do ambiente não são unânimes entre os facilitadores. Uma ação mal pensada poderá fazer você perder alguma credibilidade com a equipe e fazer os céticos te fuzilarem durante todo o processo. Quando você está facilitando, o principal objetivo é ter a confiança de que fará um excelente uso do tempo e da atenção das pessoas.

Isso não significa que você não possa pensar em coisas divertidas durante o processo, porém, considere que um momento de quebra-gelo não é regra para todos os workshops.

Se acontecer, conecte com a vibe do encontro e deixe o próprio ambiente determinar essa ação. Não encaixe algo assim simplesmente porque você acha que pode funcionar ou porque já funcionou em outro momento. Preste atenção na sua equipe. Às vezes, terminar mais cedo vale mais do que qualquer interação final.

A facilitação de grupo torna tudo mais eficiente

6. Escreva nomes em um espaço visível

É importantíssimo que o facilitador consiga chamar as pessoas pelo nome - as conversas saem muito melhor quando você cita o nome dos seus convidados. Entretanto, não é simples gravar o nome de todos, ainda mais quando se trata de uma equipe grande ou de uma equipe que está ali pela primeira vez com você.

Peça para que alguém escreva os nomes das pessoas no quadro, usando algum esquema de mapa para facilitar a identificação, ou até mesmo em uma etiqueta simples escrita à mão colada nas camisetas das pessoas.

A referência de cada participante ficará muito mais fácil para você e para o restante do grupo.

7. Finja estar confiante se for preciso (mas relaxe, é normal se sentir nervoso)

Quanto mais você conduzir processos de facilitação em grupo, mais confiante você estará. Ao mesmo tempo, não importa o quanto você é experiente nesse processo, com certeza você sentirá aquele frio na barriga antes ou durante a sua facilitação.

O importante nisso tudo é que você sempre demonstre confiança no processo e no seu time, mesmo que não seja exatamente isso que você esteja sentindo durante 100% do seu tempo.

8. Não subestime ninguém

Não é sua responsabilidade ser a pessoa mais esperta da sala. Se você acredita nisso, você está criando uma pressão desnecessária e isso poderá fazer de você um grande tolo no ambiente. O facilitador existe para garantir que a agenda do encontro aconteça até o fim e que permita às pessoas darem o melhor de si.

Você não precisa resolver o problema ou ter um insight brilhante. Você não é um ator ou tampouco o diretor, mas, sim, o produtor do processo. Ou seja, você não é a omelete, você é a frigideira.

O melhor que você pode fazer nos seus workshops não é tentar ser o espertão do ambiente e querer impressionar todo mundo, mas, sim, ser útil sempre que possível. E o melhor jeito de ser útil é garantir o bom andamento do workshop e deixar os atores principais resolverem o problema. Ou seja, você faz perguntas, escreve coisas e cuida do tempo. E isso já é muito.

9. Seja energético

Não é uma questão de “pirar o cabeção” lá na frente. Você é a energia que sustenta o encontro até o final. Se a sua bateria está baixa, o grupo sentirá isso e irá render menos. Caso você se mantenha positivo e cheio de energia com o processo, o grupo se sentirá mais engajado.

10. Dê feedbacks positivos

Encontre jeitos de dar feedbacks positivos para as pessoas durante o encontro. Quando alguém disser algo claro e coerente, diga algo como “essa é uma boa colocação, muito obrigado(a)”. É como se fosse um ponto no mapa indicando que o caminho está sendo feito como planejado. É demonstrar que o desempenho está sendo produtivo e que as pessoas estão contribuindo também.

Pode parecer meio óbvio e até desnecessário, mas essas pequenas colocações reforçam a importância do papel dos participantes e suas confianças.

11. Não se leve tão a sério

Se você puder, ria de si mesmo e leve o momento na brincadeira. Construa um ambiente leve e divertido para deixar as pessoas confiantes.

12. E, por fim, aproveite

Facilitar um processo de diálogo em grupo é um trabalho duro, sem dúvida. Mas isso também pode ser divertido. Muitas vezes, esse contexto é a soma do que pode representar o que há de mais de legal nas empresas: um problema desafiador, um time focado, um grupo de pessoas trabalhando junto e usando o seu melhor, argumentando de forma construtiva e fazendo progressos regulares. Nas nossas vidas, nem todos os momentos são legais assim — então, aproveite!

E uma última coisa: você não precisa ser perfeito na condução da sua facilitação. O seu mapa não precisa estar 100%, você não precisa ter todas as respostas, explicar tudo perfeitamente e tampouco se preocupar em lembrar todas essas dicas.

A facilitação em grupo é algo extremamente robusto e pode absorver vários errinhos durante o trajeto e, ainda assim, funcionar muito bem.

Apenas se preocupe em: fazer perguntas, registrar as ideias e cuidar do tempo sempre que for possível.

Rodrigo Pacheco Escrito por Rodrigo Pacheco

Head de Educação